Effizientes Arbeiten ist mehr als nur Schnelligkeit – es bedeutet, die unternehmerischen Ziele mit den vorhandenen Ressourcen bestmöglich zu erreichen. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff „Effizienz“? Oft wird er mit „Effektivität“ verwechselt. Während Effektivität sich auf die Wirksamkeit konzentriert (was muss getan werden, die richtigen Dinge tun), steht bei der Effizienz die Wirtschaftlichkeit im Mittelpunkt (wie muss etwas getan werden, die Dinge richtig tun). Ein Feuer mit Champagner zu löschen beispielsweise wäre zwar effektiv (weil es funktioniert), mit Wasser wäre es jedoch deutlich effizienter (da Wasser günstiger ist).

Durch die Optimierung des Verhältnisses von Ergebnis zu Aufwand kann die Effizienz gesteigert werden. Ist der Output konstant, der Input jedoch verkleinert (z. B. durch Reduzierung von Ressourcen), sprechen wir von gesteigerter Effizienz – mehr mit weniger – oder genauer: dasselbe mit weniger. Ist der Input gleichbleibend, der Output jedoch vergrössert, wird dies als gesteigerte Produktivität bezeichnet. Das Ziel ist es also, entweder den Aufwand zu senken oder das Ergebnis zu verbessern. Gerne stellen wir Ihnen zwei konkrete Techniken vor, um Effizienz und Produktivität auf persönlicher Ebene zu steigern:

Eisenhower-Matrix: Diese einfache Selbst- und Zeitmanagementmethode ermöglicht eine effiziente Priorisierung von Terminen und Aufgaben. Kategorisiert nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ergeben sich unterschiedliche Handlungsansätze:

A: Wichtig & dringend: zum Beispiel Deadlines, akute Probleme oder Konfliktsituationen
B: Wichtig, nicht dringend: Planung, Weiterbildung, Beziehungspflege
C: Dringend & nicht wichtig: zum Beispiel E-Mails beantworten, Routineaufgaben, Aufräumen
D: Nicht wichtig, nicht dringend: soziale Medien, private Gespräche während der Arbeit, Zeitfresser

Wenn Sie sich also morgens einige Minuten Zeit nehmen und Ihre Aufgaben zuerst priorisieren (und unwichtige Dinge verwerfen), bevor Sie diese angehen, kommen Sie effizienter durch Ihren Tag. Sie sparen nicht nur an Zeit (Input wird verkleinert), sondern können sich auf das Wesentliche fokussieren.

Pomodoro-Technik: Diese Zeitmanagementmethode steigert die Produktivität durch abwechselnde Phasen intensiver Arbeit (25 Minuten) und regelmässige Pausen (5 Minuten). Diese Zeitabschnitte, auch „Pomodori“ genannt, folgen fünf einfachen Schritten:

1. Aufgabenliste nach Dringlichkeit aufstellen
2. Timer auf 25 Minuten stellen
3. Eine Aufgabe nach der anderen bearbeiten, bis der Wecker klingelt; mit einem X markieren
4. Kurze Pause (5 Minuten); bei X weiter machen
5. Nach jeweils vier Zeitblöcken (Pomodoros) eine längere Pause einplanen (15–20 Minuten)

Dank der Pomodoro-Technik können Sie fokussierter an einer Aufgabe dranbleiben, werden weniger abgelenkt und fördern dadurch Ihre Produktivität (Output wird vergrössert).

Weitere Tipps zur Optimierung von Effizienz und Produktivität

1. Ausreichender Schlaf:
   • • Unser Wohlbefinden und unsere Leistungsfähigkeit werden massgeblich von ausreichendem Schlaf beeinflusst.
     • Zu wenig Schlaf kann zu verminderten kognitiven Fähigkeiten, geringerer Konzentration und nicht nur zu langsameren Reaktionszeiten, sondern auch zu vermehrten Fehlern führen.
2. Kommunikation und Nachrichtenempfang:
   • • Der Empfang von Nachrichten kann nicht nur ablenken, sondern auch den Adrenalinspiegel erhöhen, unabhängig von der Art der Nachricht.
     • Dies kann zu verminderter Konzentration und einem Zeitverlust führen.
3. Multitasking:
   • • Geteilte Aufmerksamkeit durch Multitasking führt zu geringerer Konzentration und erfordert zusätzliche Zeit für das Wechseln zwischen den Aufgaben.
4. Proaktive Bewältigung unangenehmer Aufgaben:
   • • Das Aufschieben unangenehmer Tätigkeiten ist eine Hauptursache für Ineffizienz.
     • Besser ist es, diese Aufgaben direkt anzugehen oder in überschaubare Teilschritte zu unterteilen, um den Gesamtaufwand zu reduzieren.
5. Klarheit in Entscheidungen:
   • • Ein klares Nein ist oft effektiver als ein zweifelhaftes Ja.
     • Zweifelhafte Zustimmungen können zu übermässigem Überdenken und Analysieren führen, ohne dass das Ergebnis letztendlich verändert wird (gleichbleibender Output aber höherer Input, also genau das Gegenteil von dem, was wir wollen!)

Wer also darauf achtet, genügend zu schlafen, Ablenkung bewusst vermeidet, seine Aufgaben priorisiert, planvoll und nacheinander angeht sowie unangenehmere Tätigkeiten nicht aufschiebt, wird seinen Alltag effizienter und produktiver meistern können – und dadurch mehr mit weniger erreichen.

Quellen: Produktivität vs. Effizienz, Pomodoro Technik, Eisenhower Matrix